Instructions aux auteurs

Publications, avec accompagnement du Comité de Programme (CP)

Ce sont ces contributions qui constituent le cœur du programme des JRES. Elles nécessitent la soumission préalable d’une proposition dans les délais impartis (cf. calendrier). Elles font l’objet d’une relecture et d’une sélection rigoureuses du CP. Elles ouvrent droit à une inscription gratuite pour un auteur.

Les présentations

Les présentations comprennent un résumé, un article et un support de présentation (cf. livrables).

Elles se déclinent en 2 formats :

• le format long de 30 minutes suivies de 10 minutes de questions ;
• le format court de 15 minutes suivies de 5 minutes de questions.

Elles sont filmées et retransmises en direct. La vidéo, le support de présentation et l’article seront archivés sur la plateforme nationale HAL.

Les tutos

Les tutos proposent des sujets pratiques et didactiques, avec pour objectif que les congressistes puissent reproduire aisément les manipulations au retour du congrès.

Les tutos se déclinent en 2 formats :

• le format long de 1 h 40 minutes ;
• le format court de 1 heure.

Les tutos comportent un résumé, un support de présentation et une annexe.

Les sessions tutos sont filmées et retransmises en direct. La vidéo, le support de présentation et l’annexe seront archivés sur la plateforme nationale HAL.

Les posters

Les posters favorisent les échanges autour d’un support papier.

Ainsi, le format poster comporte un résumé, un article (cf. livrables) et le poster lui-même, qui sera présenté par l’auteur lors des différentes sessions dédiées de la conférence. Il demande un investissement comparable aux autres publications.

Les sessions posters ne sont pas filmées. Le résumé, le poster et l’article seront archivés sur la plateforme nationale HAL.

Autres contributions, sans accompagnement du CP

Ces contributions plus spontanées ne sont pas filmées, et aucune diffusion de support associé n’est prévue. Les soumissions sont réservées aux congressistes et pourront être déposées après la clôture des inscriptions.

Les « Lightning Talks »

Les « Lightning Talks » (LT) sont des présentations de quelques minutes, sans questions. Elles s’accompagnent au minimum d’une diapositive présentant l’orateur et le sujet, aucun article n’y est associé.

Les « Small Talks »

Les « Small Talks » permettent d’échanger sur une thématique commune lors de sessions dédiées. Aucun support n’est nécessaire.

Les démos

À l’inverse des tutos qui délivrent une information à toute une assemblée, la démo favorise l’interactivité et les échanges autour d’un sujet. Il s’agit de créneaux dédiés de 30 minutes.

N.B. : Ces session dédiées de démos sont des évènements décorrélés des contributions (présentations, posters ou tutos) et se déroulent dans des salles et des sessions dédiées. La démo sera réalisée sur votre propre matériel.

Préambule

En soumettant votre proposition, vous vous engagez, si celle-ci est retenue, à produire des livrables (résumé, article, présentation, poster, bio des auteurs) dans les délais fixés. Le respect de ces exigences est primordial pour le travail de relecture et d’itérations avec le comité de programme pour garantir la bonne tenue de la conférence.

Il sera nécessaire de préciser si vous avez eu recours à un outil d’intelligence artificielle. Cette information vise uniquement à mieux comprendre les pratiques actuelles et à adapter, si nécessaire, l’accompagnement proposé, cf annexe 1.

Accord des auteurs

Le dépôt d’une proposition vaut autorisation de l’auteur selon les conditions stipulées dans le document autorisation pour la publication de ses productions sur les sites web des JRES ainsi que pour son droit à l’image.

Inscription des auteurs

Tous les auteurs doivent s’inscrire à la conférence. Les publications avec accompagnement du CP (posters, présentations, tutos) donnent droit à la prise en charge des frais d’inscription pour une personne parmi les auteurs. L’auteur désigné comme auteur principal recevra par e-mail un lien spécifique pour l’inscription. Cette gratuité ne concerne pas l’hôtel et le transport, et ne dispense pas des démarches d’inscription qui se feront via un espace dédié.

N’oubliez pas de préparer votre mission (hébergement et déplacement) bien en amont !

Soumission d’une proposition

Les propositions de présentations, de posters et de tutos se font via l’application dédiée jusqu’à la date limite indiquée dans le calendrier, en lien avec les thèmes proposés. Ces propositions, à usage exclusif du comité de programme, doivent être représentatives des projets des auteurs et permettre au comité de programme de les évaluer. L’application permet également de déposer un document optionnel afin d’étayer la proposition. Le comité de programme sélectionnera les contributions sur la base de ces informations.

Vos propositions sont un aperçu de vos futurs documents et doivent comporter:

• de 500 à 1 300 mots pour une proposition de présentation, de poster ou de tuto ;
• optionnellement un document annexe illustrant la proposition.

Lorsque vous estimerez que votre proposition est suffisamment aboutie, vous devrez l’enregistrer et la soumettre explicitement à la relecture dans l’application dédiée sans attendre le dernier moment.

Calendrier de soumission des propositions

• Dépôt des soumissions du 17 décembre 2025 au 4 mars 2026 ;
• retour du comité de programme le 31 mai 2026 après la réunion de sélection.

Les auteurs dont les propositions (présentations, posters, tutos) auront été retenues par le comité de programme devront remettre leurs documents définitifs avant les dates indiquées dans le calendrier et le tableau récapitulatif.

Pour les soumissions sans accompagnement du CP, des informations complémentaires seront communiquées ultérieurement.

Le résumé

Ce document est obligatoire pour tous les types de propositions. Il sera intégré dans le programme en ligne. Il doit permettre à chaque congressiste de choisir les sessions auxquelles il souhaite assister.

L’article

L’article est destiné à une publication en ligne, avec une mise à disposition pérenne, et doit comporter entre 2000 et 3000 mots. Une attention particulière sera portée au respect de cette consigne.

L’article doit correspondre à la proposition soumise et doit être rendu au CP dans les délais impartis (cf. calendrier).

Il doit nécessairement comporter le tableau indiquant votre usage de l’intelligence artificielle (cf. annexe 1).

Vous devez impérativement soumettre votre article selon le format suivant en respectant le modèle fourni et en activant le « suivi des modifications » (cf. tuto LibreOffice à venir) :

Il est impératif d’incorporer les polices de caractères utilisées dans le document (option à activer, cf tuto LibreOffice à venir).

Mise en ligne de votre article

Une fois qu’une version finale a été validée, vous devez exporter votre article au format PDF et le redéposer sur l’application dédiée.

N’oubliez pas de personnaliser les propriétés de votre document ODT avant de l’exporter en PDF (cf. tuto LibreOffice à venir).

Le support de présentation (tutos courts et longs)

Le support de présentation (ou support de tuto) devra exposer de manière didactique le sujet retenu et sera diffusé aux congressistes pendant la session. Il doit être rendu au CP dans les délais impartis (cf. calendrier).

Le système de présentation utilisé pendant les JRES sera équipé des logiciels courants : LibreOffice Impress (format préférentiel), Microsoft Office Powerpoint, Acrobat Reader.

Il n’y a pas de masque imposé, mais seulement quelques règles à respecter :

• les présentations doivent être au format 16:9 ;

• la première diapositive doit être simple et contenir :

  • le titre de la présentation tel que donné dans le programme ;
  • le nom des auteurs ;
  • le logo JRES (PNG) / SVG.

Les annexes (tutos courts et longs)

Les annexes permettent aux congressistes de disposer d’informations complémentaires au support de tuto pour en assurer la reproductibilité dans leur propre environnement.

Les vidéos de tutos

Si votre intervention comporte des manipulations, pour éviter l’effet démo en direct, nous vous encourageons très fortement à les intégrer à la présentation sous forme de vidéo(s) :

• utiliser une résolution de 1920×1080 en 16:9 ;

• limiter le(s) fichier(s) vidéo/son à 1 Go ;

• privilégier les formats WMV et MP4 ;

• attention à la taille des polices de caractères, le texte doit pouvoir être lu au fond de l’amphi.

Le support de présentation (présentation courtes et longues)

Le système de présentation utilisé pendant les JRES sera équipé des logiciels courants : LibreOffice Impress (format préférentiel), Microsoft Office Powerpoint, Acrobat Reader.

Des vidéos peuvent être insérées dans la présentation, il faut dans ce cas limiter le fichier vidéo/son à 1 Go et privilégier les formats WMV et MP4.
N.B. : la vidéo doit impérativement être «incluse» dans le document (pas de lien externe) et doit être bien visible du fond de l’amphi.

Il n’y a pas de masque imposé, mais seulement quelques règles à respecter :

• les présentations doivent être au format 16:9 ;

• la première diapositive doit être simple et contenir :

  • le titre de la présentation tel que donné dans le programme ;
  • le nom des auteurs ;
  • le logo JRES (PNG) / SVG.

Le nombre de diapos doit être en rapport avec la durée de la présentation (on compte généralement 1 à 2 min par diapo).

Les sessions sont retransmises en direct et enregistrées. Lors de la présentation les orateurs doivent :

• rester face à la caméra, ne pas se déplacer sur scène et bien parler dans le micro ;
• éviter l’utilisation de pointeurs (laser ou souris) car non visibles sur la vidéo.

Si vous incluez des photos, des images ou des vidéos dans votre présentation, assurez-vous qu’elles soient libres de droits. Après les JRES, votre présentation sera accessible depuis le site de la conférence et sur HAL et aura de ce fait une très large visibilité. Vous aurez la possibilité de mettre à jour votre présentation en PDF après la conférence si vous souhaitez y apporter d’ultimes corrections avant l’archivage définitif.

Il est impératif d’incorporer les polices de caractères utilisées dans le document (option à activer, cf tuto LibreOffice).

Les posters

L’impression des posters est assurée par le comité d’organisation de la conférence.

Les posters sont accompagnés d’un article qui sera publié sur le site de la conférence. Ils doivent être déposés avant la date figurant dans le calendrier (délais d’impression incompressibles).

La mise en forme des posters est libre, sous réserve de respecter les consignes suivantes :

• placer le logo JRES (PNG) / (ou SVG) sur votre poster ;
• le réaliser au format A0 (841 mm × 1189 mm) en orientation « portrait » ;
• transmettre votre fichier au format PDF ;
• ne pas utiliser de taille de police inférieure à 18 points, le titre doit pouvoir être lu à 3 mètres (taille d’environ 70 à 80 points) ;
• utiliser un format vectoriel pour les logos des organismes d’affiliation, pour les graphiques et pour les schémas (ou à défaut un format bitmap suffisamment bien défini) ;
• prévoir une résolution minimale de 150 dpi pour les photos ;
• prévoir 5 mm de fond perdu (c’est à dire ne pas mettre d’image ou de texte à moins de 5 mm du bord).

La photo des auteurs

Vous avez la possibilité de déposer une photo pour accompagner la contribution. Elle sera alors utilisée pour le programme en ligne et durant votre présentation. Le dépôt de cette photo vaut acceptation pour sa publication.

ATTENTION : dans le cas d’articles collectifs, les auteurs soumettent une seule photo, collective ou montage de plusieurs photos individuelles.

Biographie des auteurs et autres renseignements

Une biographie (200 à 250 mots maximum) permettra aux congressistes de mieux vous connaître. Elle sera utilisée pour le programme en ligne.

NOTE : les présidents du CP se réservent le droit de retirer la contribution du programme en cas de non-respect des délais ou des consignes.

Vue d’ensemble

Dates à retenir

• Dépôt des propositions du 17 décembre 2025 au 4 mars 2026 ;
• Retour du comité de programme le 31 mai 2026 après réunion de sélection.

Une fois votre proposition retenue, deux membres du comité de programme, vos présidents de session, vous accompagneront dans l’élaboration des livrables, jusqu’à votre contribution finale à la conférence.

Phase de production des livrables (article, poster, support de présentation/tutos, etc.)

Dès réception des documents, les présidents de session reliront vos travaux et pourront vous demander des aménagements.

Pendant cette phase de relecture des documents (notamment de l’article), les échanges entre les membres du CP et les auteurs s’effectuent uniquement via l’application de dépôt des propositions, à l’exclusion de tout autre canal d’échange. L’application vous permet de déposer une version à relire. En retour, les membres du CP pourront déposer une version annotée avec des propositions de corrections ou d’améliorations, et ainsi de suite jusqu’à la version finale.

Seules les versions comportant des modifications significatives, justifiant des échanges avec les membres du CP, devraient être transmises. En cas de proposition collective, il est recommandé de désigner un interlocuteur ou une interlocutrice unique.

Cette période de collaboration et d’allers-retours des articles entre le comité de programme et les auteurs est très chargée : n’attendez pas le dernier moment pour soumettre votre travail et prévoyez les délais de relecture et de validation interne.

N’oubliez pas de consulter régulièrement le calendrier des différentes phases.

Pendant la conférence

Il est nécessaire d’échanger les numéros de téléphone mobile avec vos relectrices ou relecteurs, pour pouvoir se joindre facilement pendant la conférence (ces numéros ne sont pas publiés).

Pour les présentations, il est impératif que vous puissiez tester votre support de présentation final sur le matériel mis à disposition lors de la conférence, afin de vérifier que le rendu est conforme. Un rendez-vous sera donc planifié avec vous, en amont de votre présentation. C’est aussi l’occasion de rencontrer en personne les membres du CP qui vous ont accompagné et de fixer les derniers détails.

À tout moment

Vous pouvez contacter le comité de programme pour toute précision ou demande d’assistance à l’adresse confmaster@jres.org.

Afin de mieux comprendre les pratiques actuelles en termes d’usage des outils d’intelligence artificielle et à adapter, si nécessaire, l’accompagnement proposé, le CP demande aux proposants de compléter le tableau suivant (cf. livrables). Il suffit pour cela de cocher les cases correspondantes pour vos différentes contributions, et d’ajouter d’éventuels commentaires.

RÉFÉRENCE

Ioana Galleron. Comment indiquer l’usage de l’IA dans une publication scientifique ? 2024 ; https://shs.hal.science/halshs-04756419/file/Guide_citation_IA.pdf